Progetto di migrazione client Microsoft Office a Libre Office per grande società settore servizi bancari

Premessa

CEDXXX sta effettuando la migrazione completa su tutta la popolazione aziendale residente dalla piattaforma Microsoft Office alla piattaforma Libre Office http://it.libreoffice.org/.

Tale operazione di migrazione trattandosi di oltre 1.000 utenti ha già visto una formazione generale ai key user per permettere all’azienda di essere maggiormente preparata all’impatto organizzativo e funzionale di tale cambiamento.

Per supportare CEDXXX nella fase di go-live della migrazione siano a prevedere un servizio di assistenza che contempli 3 aspetti fondamentali:

1-    Abbattimento dell’impatto organizzativo da un punto di vista emotivo e di semplice resistenza al cambiamento à formazione e informazione semplice e immediata

2-    Abbattimento dell’impatto informatico da un punto di vista di compatibilità file e dal com’era e com’è à problem solving applicativo e training on the job

3-    Diffusione della cultura e della conoscenza del funzionamento di Libre Office lavorando per differenze à affiancamenti pianificati a piccoli gruppi o ai singoli entro 7 gg dalla migrazione

Per far fronte a questi obiettivi vengono previsti 2 servizi integrati che integreranno la vostra struttura organizzativa e i vostri servizi: il primo un servizio di assistenza telefonica da prevedersi per ora sino al 31 gennaio 2012 e l’altro un numero di interventi on site presso le singole postazioni con una frequenza di 2 volte a settimana per 4 ore ad appuntamento sino al 31 gennaio 2012.

Descrizione del Servizio di 1° livello – Help Desk telefonico

Assegnazione del numero logico 0521038477 al servizio destinato a CEDXXX. Verrà impostato sul vostro IVR un tasto apposito per l’Help Desk Libre Office a partire dal 15 novembre 2011.

Tutte le richieste telefoniche verranno raccolte dal docente/tecnico messo a disposizione che se già impegnato in conversazione telefonica verrà sostituito dal delivery LEN per la presa in carico del Ticket. In LEN verranno attivati 3 utenti Remedy di cui 2 nominativi ai tecnici dedicati a turni alternati al servizio e 1 generico al delivery per la presa in carico delle richieste. Sarà possibile indirizzando a libreoffice@gruppolen.it la richiesta di apertura ticket per essere richiamati. L’orario di attivazione del servizio è dalle ore 9,00 alle ore 13,00 e dalle 14,00 alle 18,00 in tutti i giorni feriali sino al 31 gennaio con esclusione delle giornate del 9, 23 e 30 dicembre 2011e del 2 gennaio 2012.

L’obiettivo del primo livello è quello di risolvere tutte le richieste relative al primo obiettivo “Abbattimento dell’impatto organizzativo da un punto di vista emotivo e di semplice resistenza al cambiamento” e di rimandare ad un 2 livello on the job i problemi che non si possono o non conviene in termini di tempo risolvere al telefono.

Il docente/tecnico potrà lasciare aperto un ticket che va a chiusura in un intervento on the job. Per ogni domanda interessante o frequente il tecnico redigerà una risposta definita FAQ direttamente nel vostro sistema in modo da creare una sorta di KB legata alla migrazione e per lasciare cultura e informazione all’interno dell’azienda.

Gli utenti vengono richiamati entro la giornata lavorativa seguente e se segnalano un problema bloccante vengono trattati in modalità by pass nella telefonata seguente in tempo reale.

Descrizione del Servizio di 2° livello – training on the job

A partire dal 15 novembre nelle date in allegato indicate sarà presente presso le sedi di Collecchio di CEDXXX un nostro docente/tecnico per la parte di 2° livello on the job.

La permanenza presso la vostra sede è a moduli di 4 ore e al bisogno potrà essere potenziata.

Le 4 ore sono così ripartite: interventi di 30 minuti o multipli se rivolti a gruppi e non a singoli su prenotazione che può avvenire in 3 modalità.

1-    Attraverso il primo livello telefonico per problemi da risolvere in presenza fisica o per problemi irrisolti telefonicamente

2-    Attraverso vostre indicazioni su utenti o gruppi di utenti indicati

3-    Entro 7 gg dalla migrazione per ogni singolo gruppo o ufficio migrato

Per tali interventi verrà prevista una agenda degli interventi e in via organizzativa verranno pianificate preventivamente sino a 3 ore delle 4 previste da ogni intervento lasciando sempre 1 ora per le urgenze raccolte dal 1° livello o dal vostro personale addetto.

I consulenti/docenti hanno in dotazione un computer portatile da noi fornito con installato Microsoft Office 2003, Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2010, Open Office e Libre Office. In questo modo potranno cercare ulteriori modalità di compatibilità con i file che dimostreranno difetti o malfunzionamenti dopo la conversione.

Le policy aziendali CEDXXX prevedono il downgrade del .docx, .xlsx, pptx, mdbx in formato pre XLM + la visualizzazione con i run time del paccheto MS Office per visualizzare la perfetta coincidenza del file pre-conversione.